荐读 | 累死你的不是工作,而是方法

Time:2018-05-17 15:15:33

在职场,每天有如陀螺般忙得转个不停。大家抱怨着工作苦,工作累,工作辛苦没的睡。
也许大多数情况下是因为我们没有学会如何聪明地做事,掌握对的工作方法,才让自己每天累得半死。

以下12种可以优化工作流程和提高效率的方法,帮助你更高效轻松地完成工作。

 
 
 

 

做日/周工作计划并经常回顾

  不管你习惯用PPT、Excel或是其他办公软件,一定得给自己制定个日/周工作计划,包括上周工作进展和本周工作计划。

  针对每一项工作或任务,详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事等。

  这样方便自己定期回顾任务的状态,是待开始、进行中、延误还是取消,有利于自己针对不同情况采取下一步措施。

会议前的高效准备

  参加会议时,经常看到一些人匆忙坐下,一脸茫然地看着主持人,被问到项目进展,支支吾吾,一看就是没有什么准备。

  为了避免这种尴尬局面,需要提前做这些准备:

  提前看看会议日程,和自己相关的部分主要涉及什么话题;

  是否需要对上次未完成事项进行更新;

  是否需要提前搜集和准备数据、资料及文件;

  是否需要提前听取有关部门意见等等。

学会判断任务优先级

  每天手头的工作很多,既有正在进行中的,也有被领导和同事临时甩过来的,如果不分轻重缓急,就会感觉毫无头绪,倍感焦虑。

  因此,需要学会根据这样两个维度判断任务的先后顺序。即:

  重要性(重要vs.不重要 

  紧迫性(紧急vs.不紧急)

  根据这两个维度可以划分出4个象限,将待办事项依次放入4个象限,就可以清晰判断出,紧急而重要的事情一定是最优先级,需要马上处理的。

多种沟通渠道并用,

而不是单纯依赖于邮件

  电子邮件俨然已经成为单位内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件、会议通知、讨论问题、汇报工作,无一例外都是通过邮件完成。

  但如果此时你完全依赖邮件一个沟通渠道,会发现有时真的会坏事,尤其是重要或紧急的工作。

  因为邮件不是即时通信系统,人们不是随时在线或者随时可以回应的,比如会议中或外出时间,就无法做到随时回复。

  所以,如遇紧急重大问题或通知,一定记得打电话反复确认,确保万无一失。

未完成事项提醒

  有的人非常喜欢将“告示贴”(或叫“口水贴”)贴在工位搁板上,上面写满了待办事项或需要特别提醒、关注的事项。这的确是个很好的办法。 

  小小一块贴纸,记录了事项的重点,比如时间、电话、找谁。醒目地提醒和督促你这件事情还没完成,需要赶紧搞定,因为你肯定接受不了一张贴纸在那里好几天都岿然不动。

  一旦完成,你就可以放心大胆地撕下去,然后将新的待办重要事项贴上去,颇有成就感。

先梳理一天工作内容

  为了避免自己一天忙得昏天黑地,在早上刚到办公室,头脑清醒的时候,将自己的日历(或者电子日历)打开,看看今天的主要工作内容有哪些,然后根据优先级分配自己的工作时间和精力。

  这样就可以让自己做到心中有数,不仅不会遗漏重要工作,还会容易把控节奏,自信满满迎接新一天。

番茄工作法

  就是选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

  这样我们就会比较容易专注在工作本身,而不容易走神或下意识地刷手机。因为人的注意力一旦被打断,重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间。

将待开会议提前发出邀请

  很多人习惯临时抱佛脚,突然发出邀请召集同事开会,这么做通常效果很差。因为没有提前预约,同事要么在出差,要么这个时间段已经被占用。

  因此,如果不是特别紧急的会议,最好提前一周就发出会议邀请,提前将被邀请人的时间固定,也方便他人在空闲时间段安排其他工作。

  另外,发完会议邀请也不是万事大吉,你需要在会议之前1~2天发个邮件提醒,以确保大家准时出席会议而没有遗忘或发生时间冲突。

提高打字速度

  这点特别容易被忽视。我们有时写报告或邮件感觉花费时间太多,可能就是因为打字速度太慢。

  学会盲打而不是边看键盘边找字母,不论拼音还是五笔输入法,都会大大提高文字输入效率,帮你节省不少时间。

  如必要,可以专门花一段时间练习如何提高速度,这真是一劳永逸的事,值得投入时间练习。

整洁有序的办公桌

  将自己的办公桌收拾得整洁有序,可以帮我们很快找到需要的资料或文件,而不是在用到的时候毫无头绪,翻来翻去。

  除此以外,在一个杂乱不堪的环境下工作,人的心情也会不自觉变得焦躁不安,哪还能谈得上效率和质量。

充分利用午餐时间进行社交

  现代人时间宝贵,不愿过多占用私人时间比如晚上或周末进行社交,那么充分利用工作午餐时间和同事联络感情就变得重要而便捷了。

  尽量多和兄弟部门以及跨部门同事一起用餐,可以聊些轻松话题,顺便谈下工作进展,彼此如何更好地配合,就显得顺理成章。

  经常一个人午餐或者只和要好的几个同事午餐,只是单纯完成了吃饭这个任务,而没有赋予任何社交意义,实属可惜。

多跟领导沟通,确认需求

  我们的工作是否得到认可主要取决于领导。

  因此,我们需要听清楚领导布置的任务、领导的要求和期望是什么,需要什么时间完成等等。只有确认好领导的需求,我们的工作才有方向,才能有的放矢。

  在最终完成任务时才不会发生南辕北辙,吃力不讨好的情形。

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